Groupe ADF: Neue Einkaufsorganisation, mehr Schlagkraft
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„Mithilfe von ARAIA haben wir unsere Einkaufskultur innerhalb unserer Firma verändert. Ausgeprägtes Know-how im Bereich Einkauf und stetiger Einsatz während des gesamten Projekts von ARAIA haben unser Team überzeugt. Organisations- sowie Optimierungspotentiale im Bereich Einkaufskosten haben es uns ermöglicht das angestrebte Ziel auch tatsächlich umzusetzen. Marc Eliayan, Geschäftsführer ADF |
- Die Herausforderung
ADF ist ein Spin-Off eines großen Energiekonzerns. Das Unternehmen wurde 2007 als LMBO (Leveraged Management-Buy-Out) gegründet. Als unabhängiges Unternehmen hatte das Management von ADF beschlossen, eine Organisations- und Einkaufskostenoptimierung durchzuführen.
Eine Besonderheit von ADF ist die geografische Struktur. Die Kunden von ADF sind nicht nur in einer Region angesiedelt, so dass ADF als Unternehmen ebenfalls an verschiedenen Standorten ist. Diese Zergliederung sowie zahlreiche Eingliederungen übernommener Unternehmen führten zu einer sehr vermischten und ungleichen Einkaufskultur.
Die Einkaufsorganisation wurde für allgemeine Einkäufe zentralisiert, für Direkteinkäufe dezentralisiert, um auf globaler Ebene Vorteile für Verhandlungen zu haben.
Das Ziel bestand darin, eine zentrale Einkaufsorganisation zu integrieren, die unabhängig der Handlungsprozesse abläuft, ohne jedoch Weitergabe und örtliche Einbindung zu gefährden. Um die Einkaufskosten zu optimieren, wurde der gesamte Bedarf weiter angeglichen. Somit konnte der Hebel „Verhandlung“ bei Warengruppen und Lieferanten besser greifen.
- Die Lösung
Nach einer ersten Diagnosephase wurde das Projekt in zwei Bereiche aufgeteilt, die gleichzeitig realisiert wurden:
- Organisation und Einkaufsprozesse: Mithilfe des von ARAIA entwickelten Tools APOS wurde vom Projektteam eine entsprechende Einkaufsorganisation definiert, die der Entwicklungsstrategie von ADF angepasst ist. Die von ARAIA durchgeführte übergreifende Projektarbeit führte auch zu einer globalen Einkaufsstrategie, übergreifende Prozes-se und zu einer klaren Rollen- und Aufgabendefinition in den Bereichen Einkauf sowie dem Einkauf angegliederte Abteilungen des Unternehmens.
- Kostenoptimierung von Beschaffung, Material und Konsumgütern: Mithilfe der ARAIA Tools konnte Folgendes durchgeführt werden:
- Trennung der grundliegenden Warengruppen,
- Analyse alter Daten,
- Neugruppierung nach Anteilen der jeweiligen Einkaufsgruppen, um Wettbewerbsfähigkeit auf den jeweiligen Lieferantenmärkten zu gewährleisten,
- Langfristiger Zugang zu neuen Märkten mithilfe einer Standardisierung von Referenzkatalogen und eine wettbewerbsfähige Übernahme von Fachartikeln
- Das Ergebnis
Die neue Einkaufsorganisation beinhaltet zwei grundsätzliche Aspekte:
- Eine einheitliche Einkaufsstrategie, Lieferanten- und Warenpolitik
- Schaffung neuer Stellen zur Kommerzialisierung der Verhandlungen Einkäufer vor Ort verhandeln zusammen mit dem zentralen Einkauf bestimmte und notwendige Bedingungen, die für den jeweiligen Standort relevant sind.
Um solch eine neue Organisation schaffen zu können, wurde ein neues Einkaufsinformationssystem eingeführt, welches die Verhandlungskataloge verwaltet, Bestellungen nach Artikeln zuordnet, Eingang und Rechnungsaufstellung anzeigt – dies alles führte zu einer höheren Transparenz und Verbesserung der Einkaufsaktivitäten.
Die Optimierung der Einkaufskosten hat sich vor allem bei der Gruppe Beschaffung, Material und Konsumgütern abgezeichnet. Diese Gruppe wurde in 4 gleichartige Untergruppen aufgeteilt. Jede Untergruppe wurde gemäß einer gesetzten Menge bei nationalen, stark präsenten Konzernen verhandelt. Die Anzahl der Lieferanten änderte sich somit von über 830 auf weniger als 50, die zusätzlich folgende Bedingungen von ADF übernahmen:
- lokale Dienstleistungen für ADF
- eine optimierte Verwaltung der Lieferanten-Portfolio sowie
- äußerst wettbewerbsfähige Einkaufsbedingungen.
